Nếu bạn đã là chủ một doanh nghiệp nhỏ hay một công ty mang tính đa quốc gia, thì việc tìm kiếm cho mình một thư ký riêng là hoàn toàn đúng đắn. Thư ký là người có thể sát cánh cùng bạn trong quá trình làm việc và đó chính là nhân lực quan trọng không thể thiếu giúp bạn gặp gỡ đối tác cũng như theo dõi tình hình của công ty.

Thư ký là ai?

Thư ký là bộ mặt thứ hai của công ty sau giám đốc. Đó là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc nói riêng và công ty nói chung. Thư ký còn là người truyền đạt các mệnh lệnh quyết định của giám đốc, hay các nhiệm vụ đã được giao tới toàn thể công ty hoặc những người có liên quan.

Công việc của thư ký

Công việc chi tiết của Thư ký có thể bao gồm:

- Nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách.

- Thực hiện các công tác hành chánh hậu cần như đăng ký vé máy bay, khách sạn.

- Xin thị thực, soạn thảo văn bản, hợp đồng, dịch thuật.

- Quản lý lưu trữ hồ sơ.

- Chuẩn bị tài liệu và thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.

- Tham dự và viết biên bản cho các cuộc hợp….

Kỹ năng của thư ký

- Đánh máy đạt tốc độ 60 – 70 chữ/phút. Tiếng Anh đạt 50 từ/phút.

- Tốc ký đạt tốc độ 100 – 120 chữ/phút. Tiếng Anh đạt 80 từ/phút.

- Tin học văn phòng: Xử lý văn bản, xử lý dữ liệu.

- Biết và sử dụng ngoại ngữ.

- Sử dụng thành thạo điện thoại, Fax, Internet.

- Kỹ năng lập hồ sơ và tra cứu nhanh.

- Soạn thảo văn bản các loại đạt chất lượng và viết bản in từ máy tính đúng chuẩn, hấp dẫn, đẹp.

Những yếu tố để trở thành thư ký

Ngoại hình tương đối

Bạn đừng nghĩ ngoại hình tương đối hay ngoại hình khá là phải có gương mặt đẹp, cao như người mẫu và dáng phải chuẩn. Chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, gọn gàng, nói năng lưu loát và sử dụng vốn kiến thức của mình để làm cho công việc trôi chảy thì bạn đã tạo ấn tượng ban đầu với sếp.

Ngoại ngữ

Để trở thành thư ký, bạn phải biết ít nhất hai thứ tiếng nước ngoài. Các tiếng nước ngoài đó phải thông dụng và được dùng rộng rãi để có thể giao tiếp bất cứ nơi đâu. Ngoài ra, thư ký cũng cần dịch thuật một số văn bản cho công ty, nếu đó là công ty nước ngoài. Bạn nên trau dồi kỹ năng dịch thuật cho trôi chảy và soạn thảo một số văn bản hợp đồng khi được sếp giao.

Vi tính

Thư ký cần phải am hiểu về Vi tính văn phòng, các phần mềm của văn phòng, hay chí ít bạn cũng nên thành thạo Word và Excel để làm bản hợp đồng, thu chi, thư mời hay báo cáo… Có thể bạn sẽ chưa xác định được kỹ năng này, nhưng khi vào hành nghề, bạn sẽ thấy thật sự cần thiết. Mọi sự lung túng, chậm chạp sẽ khiến cho Giám đốc và công sự đánh giá thấp khả năng của bạn.

Nhạy bén

Khả năng nhạy bén luôn được các nhà Giám Đốc đề cao khi làm việc chung với họ. Một Thư ký khéo léo có thể xử lý tất cả các tình huống càng ghi điểm trong mắt Giám đốc và có cơ hội thăng tiến lên những chức vụ khác hơn.

Am hiểu

Kiến thức là mảng nền tảng luôn quan trọng đối với thư ký. Một thư ký tài ba có thể trả lời những câu hỏi cắc cớ của Giám đốc và làm hài lòng họ. Nếu bạn đã có những lỗ hỏng kiến thức khi còn ngồi trên ghế nhà trường thì hãy cố gắng lấp đầy lỗ hỏng ấy. Bởi lẽ, sự am hiểu luôn làm cho sếp của bạn an tâm khi gặp gỡ đối tác.

Trí nhớ

Sếp của bạn phải lo mọi hoạt động trong công ty, vì thế đừng bắt sếp phải nhớ thêm một số thông tin không cần thiết. Bạn cần phải có trí nhớ tốt, chu đáo, cẩn thận để nhắc nhở sếp khi hẹn gặp khách hàng, các buổi họp, hội thảo, ký hợp đồng…

Độc lập

Không có nghĩa là bạn tách rời mọi đồng nghiệp, bạn nên tập cho mình tính độc lập để có thể tự mình giải quyết mọi vấn đề cần thiết. Không những thế, khi sếp đi vắng, bạn sẽ biết ứng xử những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thỏa thuận trong một hợp đồng mới…

Diễn thuyết

Thư ký luôn phải diễn thuyết tốt. Đứng trước khách hàng, cần phải nói năng suôn sẻ, câu từ ngắn gọn, không được dài dòng, mập mờ. Chính khả năng diễn thuyết ấy, bạn sẽ tìm được nhiều đối tác hơn cho công ty và làm sếp hài lòng.

Có chính kiến

Bất kỳ một người sếp nào cũng không thích Thư ký của mình “vâng vâng, dạ dạ” sau mỗi câu nói. Điều đó chứng tỏ bạn hoàn toàn không có chính kiến. Bạn là người phải đưa ra được ý kiến, giúp sếp giải quyết những khó khăn và gỡ rối cho công ty. Khi có chính kiến, ý tưởng của bạn sẽ phát huy.

Phượng Ngọc

Theo hieuhoc.com