Trong hoạt động doanh nghiệp, họp là công việc cần thiết để bàn biện pháp triển khai kế hoạch của đơn vị sao cho đạt được hiệu quả cao nhất. Tuy nhiên, nhiều người không hiểu vai trò, ý nghĩa của cuộc họp và coi đó như một “buổi hoạt náo” hơn là một cuộc trao đổi, bàn luận.

Anh bạn tôi là cố vấn kinh doanh cho một doanh nghiệp. Tôi vinh hạnh được cùng anh tham dự một cuộc họp triển khai công việc kinh doanh tại đơn vị mà anh làm cố vấn. Với tư cách là người trợ lý cố vấn kinh doanh, tôi trông chờ một cuộc họp hiệu quả nhằm đưa ra giải pháp tốt nhất cho kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.

Thông báo họp vào lúc 8h30 phút, nhưng đến giờ họp chỉ có Giám đốc, thư ký cùng một số anh chị em khác đến. 9h, sau nhiều cuộc điện thoại của thư ký, một chị trưởng phòng bước vào phòng họp với vẻ mặt hớt hải, chị buông lời:

- Họp ở đây à!

- Chúng ta bắt đầu cuộc họp nhé - Giám đốc lớn tiếng.

Lúc này đã là 9h15 phút và không biết trong thành phần mời họp còn thiếu những ai?

Bạn tôi bắt đầu trình bày kế hoạch, mục tiêu và giải pháp kinh doanh đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng. Với kỹ năng thuyết trình đã được rèn luyện, anh trình bày gãy gọn, khúc triết các vấn đề. Còn tôi, ngồi ở phía dưới bàn họp quan sát. Tôi có cảm nhận, hình như bạn tôi… không tồn tại trong mắt những người dự họp.

Người ra, người vào tấp nập, cửa đóng đánh “rầm”, rồi có lúc lại kêu “cót két, cót két”. Nhiều tiếng chuông điện thoại di động thi nhau dạo nhạc,… tạo nên một mớ âm thanh hỗn độn. Tiếng người cười nói với chú “dế yêu” và với người bên cạnh:

- Này, lúc nào rảnh đi uống cà phê nhé!

- Hôm qua, tôi mua cho lão nhà tôi 2 cái áo sơ mi dài tay đẹp lắm…

Tôi nghe thấy cả, anh bạn tôi cũng thấy, anh bạn tôi lớn tiếng hỏi:

- Thưa anh Trưởng phòng Kế hoạch, anh thấy phần kế hoạch này tôi trình bày thế nào?

Cả phòng họp bỗng yên lặng, tất cả đều hướng mắt nhìn anh trưởng phòng. Anh ta ngượng nghịu trả lời:

- Tôi thấy về cơ bản không có vấn đề gì.

Bạn tôi tiếp tục trình bày đến phần giải pháp. Câu chuyện của thành viên tham dự họp lại bắt đầu rôm rả. Từ thầm thì rồi lớn dần, kết cục là rào rào như ong vỡ tổ. Một số người đã chuyển chủ đề sang vấn đề gia đình, con cái, công nghệ…

Khói thuốc ngày một dầy hơn, không khí phòng họp đặc quánh lại!

Anh bạn tôi kết thúc phần thuyết trình và cảm ơn khán phòng. Tiếng vỗ tay, tiếng cười rộ lên. Giám đốc dẫn dắt cuộc họp vào phần thảo luận:

- Chúng ta đã nghe toàn bộ nội dung kế hoạch, mục tiêu, giải pháp kinh doanh của Công ty. Xin mời ý kiến đóng góp của các đồng chí.

Lúc này, không còn tiếng ồn ào nữa, một sự im lặng đến khó tả. Hình như mọi người đều nín thở, cắm cúi đọc nội dung trong tập tài liệu được phát.

Anh bạn tôi nhanh trí tóm tắt lại một số điểm cơ bản và mở bài để mọi người tham dự cuộc họp viết tiếp phần thân bài. Cuộc tranh cãi về các vấn đề tồn tại trong năm cũ diễn ra căng thẳng hơn là rút kinh nghiệm cho năm nay để cùng phát triển. Kết thúc phần thảo luận, bàn bạc, Giám đốc kết luận cuộc họp, yêu cầu từng trưởng bộ phận lập kế hoạch công việc chi tiết để triển khai kinh doanh hiệu quả theo nội dung đề án.

Cuộc họp kết thúc, chúng tôi bắt tay Ban giám đốc và chào toàn thể anh chị em tham dự cuộc họp. Ra về, tôi không thấy vui dù toàn bộ nội dung anh bạn tôi đưa ra trong bản đề án được các thành viên trong doanh nghiệp chấp nhận. Bởi mọi người trong cuộc họp không hề quan tâm đến nội dung đề án được trình bày. Thật là cuộc họp vô bổ, mất thời gian của mọi người. Nhưng dường như, tình trạng “họp hành” này không chỉ diễn ra tại một đơn vị duy nhất.

Trương Anh Quảng – Chuyên viên Ban KDVT & CNTT - Tổng công ty Điện lực miền Bắc

(Theo EVN)